מתי יומן תורים רגיל מפסיק להספיק?
כל עוד אדם אחד נותן את כל השירותים, יומן אחד עם שעות פתיחה יכול להספיק. ברגע שנכנס עובד נוסף, התמונה משתנה: דנה עובדת עד 18:00, מאיה מתחילה רק ב-12:00, אחת עושה צבע והשנייה לא, וב-16:00 שתיהן יכולות לקבל לקוחות במקביל.
אם המערכת עדיין מתייחסת לכל העסק כאל משאב אחד, תור אצל עובד אחד עלול לחסום בטעות את כל השעה. מצד שני, אם מנהלים לכל עובד יומן נפרד בלי שכבת ניהול מרכזית, קשה לראות את העסק כולו.
זו הסיבה שמערכת ניהול תורים לצוות צריכה לנהל זמינות, שירותים ותורים ברמת איש הצוות, אבל להציג לבעל העסק תמונה אחת.
אם אתם רוצים לראות איך זה עובד בפועל, עברו לעמוד ניהול תורים לצוות עובדים בתורי.
1. זמינות נפרדת לכל עובד
הכלל הראשון הוא פשוט: שעות העסק אינן בהכרח שעות כל עובד.
עסק יכול להיות פתוח א'-ה' 09:00-20:00, אבל:
- עובד אחד מגיע 09:00-15:00.
- עובדת אחרת עובדת 12:00-20:00.
- ביום שלישי יש לה משמרת מפוצלת 09:00-13:00 ו-16:00-20:00.
- ביום חמישי היא לא עובדת בכלל.
מערכת טובה מחשבת את הזמינות מתוך החפיפה בין שעות העסק לבין שעות העובד. כך לקוח לא יקבל שעה שבה העסק פתוח אבל העובד שבחר אינו נמצא.
2. שירותים לפי איש צוות
גם הזמינות לבדה לא מספיקה. צריך לדעת מי מבצע מה.
במספרה לדוגמה, עובד אחד יכול לבצע תספורות וזקן, בעוד עובדת אחרת מבצעת צבע, גוונים והחלקות. במכון יופי מטפלת אחת יכולה לבצע טיפולי פנים ואחרת מניקור.
לכן לכל איש צוות כדאי לשייך את השירותים שהוא מבצע. אחרי שהלקוח בוחר שירות, המערכת צריכה להציג רק את העובדים המתאימים.
כך נמנעים ממצבים שבהם לקוח קובע טיפול אצל מי שאינו נותן אותו, וגם בעל העסק לא צריך לזכור בעל פה את כל השילובים.
3. עובד מסוים או "אין העדפה"
לא כל לקוח מגיע עם העדפה.
יש לקוחות שיגידו: "אני רוצה אצל דנה". אחרים פשוט רוצים את התור הראשון הפנוי.
בפורטל קביעת תורים נכון לתת שתי אפשרויות:
- לבחור איש צוות מסוים;
- לבחור אין העדפה ולקבל את העובד המתאים הראשון שפנוי.
האפשרות השנייה חשובה במיוחד לעסק שרוצה למלא את היומן בצורה יעילה. במקום שהלקוח יבחר עובד עמוס ויחכה שלושה ימים, המערכת יכולה להציע לו שעה מוקדמת יותר אצל עובד אחר שמבצע את אותו שירות.
4. שני עובדים יכולים להיות תפוסים באותה שעה — וזה תקין
זה אחד ההבדלים החשובים ביותר בין יומן עסק רגיל ליומן צוות.
אם דנה קיבלה תור ב-10:00, השעה 10:00 לא אמורה להיעלם עבור מאיה. כל עוד מאיה פנויה ומבצעת את השירות, ניתן לקבוע אצלה תור באותה שעה.
מנוע הזמינות צריך לבדוק התנגשויות בתוך היומן של העובד שנבחר, ולא לחסום אוטומטית את כל העסק בגלל תור של עובד אחר.
תורים ישנים שאין להם שיוך לעובד הם מקרה מיוחד: עד שמסדרים אותם, עדיף להתייחס אליהם בזהירות כחסימה כללית כדי לא ליצור הזמנת יתר.
5. למה כדאי לראות את הצוות זה לצד זה
פילטר לפי עובד הוא שימושי, אבל בעסק פעיל הוא לא מספיק.
מנהלת מספרה, לדוגמה, רוצה לראות באותו רגע:
- מי מתחיל מוקדם;
- אצל מי יש חור ב-14:00;
- מי כבר מלא עד הערב;
- האם אפשר להעביר לקוחה מעובד אחד לאחר.
לכן תצוגת יומן לפי צוות שבה כל עובד מופיע בעמודה נפרדת נותנת תמונת מצב הרבה יותר טובה. אפשר לראות תורים מקבילים, שעות סגורות וחורים ביומן בלי לעבור שוב ושוב בין פילטרים.
בתורי ניתן לעבוד גם בתצוגה מאוחדת וגם בתצוגת צוות, בהתאם למה שנוח באותו רגע.
6. אתר העסק צריך להיות מחובר לאותו צוות
אם באתר העסק מופיעה דנה כאשת צוות, הגיוני שהלקוח יוכל ללחוץ "קביעת תור עם דנה" ולהמשיך ישירות להזמנה.
החיבור הנכון הוא:
- הלקוח נכנס לכרטיס העובד באתר.
- עובר לפורטל כאשר העובד כבר נבחר.
- רואה רק שירותים שאותו עובד נותן.
- בוחר תאריך ושעה מתוך הזמינות האמיתית שלו.
כך אין פער בין אתר התדמית לבין מערכת התורים.
7. אותה אמת בכל הערוצים
אחת הטעויות הנפוצות היא לבנות חוקי זמינות נפרדים ליומן, לאתר ולפורטל.
זה יוצר מהר מאוד מצבים שבהם שעה נראית פנויה במקום אחד ותפוסה במקום אחר.
הפתרון הנכון הוא שמנוע זמינות אחד יחשב:
- שעות העסק;
- שעות העובד;
- השירות שנבחר;
- משך השירות;
- תורים קיימים;
- מרווחים בין תורים.
ואז כל הממשקים משתמשים באותה תוצאה.
למי ניהול צוות כזה מתאים?
הצורך בולט במיוחד אצל:
- מספרות וברבר שופ עם כמה ספרים;
- מכוני יופי עם קוסמטיקאיות, מניקוריסטיות ומטפלות;
- קליניקות עם כמה מטפלים;
- סטודיו עם כמה מאמנים או נותני שירות;
- כל עסק שבו יותר מאדם אחד יכול לקבל לקוח באותו זמן.
בעסקים כאלה, ניהול צוות אינו רק "רשימת עובדים". הוא חלק ישיר ממנוע התורים.
מה לבדוק לפני שבוחרים מערכת ניהול תורים לצוות
לפני שמתחייבים למערכת, כדאי לבדוק:
- האם לכל עובד יש שעות עבודה נפרדות?
- האם אפשר להגדיר כמה משמרות ביום?
- האם ניתן לשייך שירותים לעובדים מסוימים?
- האם לקוח יכול לבחור עובד או "אין העדפה"?
- האם שני עובדים יכולים לקבל תורים במקביל?
- האם קיימת תצוגה שמראה את כל הצוות זה לצד זה?
- האם אתר העסק והפורטל משתמשים באותה זמינות?
- האם העברת תור מעובד לעובד מעדכנת גם את השיוך ביומן?
אם רוב התשובות הן "לא", כנראה שמדובר ביומן עם שדה "עובד" ולא במערכת ניהול צוות אמיתית.
ניהול צוות בתורי
בתורי ניהול הצוות מחבר בין שעות העבודה, השירותים, פורטל הלקוחות, אתר העסק והיומן. לכל עובד ניתן להגדיר זמינות ושירותים, הלקוחות יכולים לבחור איש צוות או את הראשון שפנוי, ובדסקטופ ניתן לראות את הצוות בעמודות מקבילות.
עברו לעמוד ניהול תורים לצוות עובדים כדי לראות את היכולות המרכזיות, או לעמוד ניהול תורים למספרות אם אתם מנהלים מספרה עם כמה נותני שירות.
